第一章  总 则

第一条 为了加强组织建设，实现管理制度化、规范化，便于开展工作及总结经验，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，特制定本制度。本制度遵守国家的法律法规，尤其是本协会《章程》的有关规定。

第二条 各有关部门都应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料的完整、准确、系统和安全。

第三条 协会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷集中存放在档案室。

第二章  档案管理制度及职责

第四条 协会档案统一管理，分工负责。办公室负责协会档案管理，并设专人负责；各专项工作人员对本项工作档案材料负责收集、整理、归档工作。

第五条 办公室档案管理工作的职责：

1、贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度；

2、负责督促、指导、各专项工作立卷归档工作；

3、负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；

4、严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。

第六条 档案管理工作职责：及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，每年度定期交至办公室存档；如有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的连续性和完整性。

第三章  档案管理

第七条 应做好档案材料的收集工作，提高立卷工作效率和案卷质量，使材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的档案移交办公室。

第八条 办公室的档案管理人员对各部送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的卷案要退回相关人员重新整理归档。对要销毁的档案，必须编写销毁清单及全宗介绍材料。

第十条 对档案、材料的借阅情况进行统一登记。

第十一条 检查核对制度：检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。检查要每年进行，如发生下列情况，要及时报告并补救：

1、突发事件之后。如被盗、遗失或水灾、火灾之后；

2、对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失；

3、发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。

第十二条 各部门以协会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后交办公室存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定，自行归档、保存和管理，并接受办公室的检查、指导。

第四章  文件材料的立卷归档

第十三条 按年度将工作活动中形成并办理完毕，具有保存考查利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。

第十四条 档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动中形成的文件材料。

第十五条 归档案卷的种类：文书文件卷案，重大会议（活动）案卷、职员档案案卷、固定资产案卷、会议录音及影像资料以及各部门活动案卷等。

第十六条 归档案卷质量要求：组卷遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值，案卷提档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本。

第十七条 立卷归档时间：档案立卷要求及时，文件形成及时存档；事件结束后30日内本部门存档，在年度终了后3个月内交至办公室档案管理人员。

第五章  档案的保管期限、鉴定和销毁

第十八条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

第十九条 对保管期满的档案，由协会领导、办公室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。

第二十条 档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。由监督销毁人员在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

第六章 档案的移交

第二十一条 案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。

第二十二条 各类活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交办公室。

第七章 附则

第二十三条 本办法由会长办公会审议通过并执行。

第二十四条 本办法由协会秘书处负责解释。

湖南省注册税务师协会

2022年2月8日